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Das Backoffice & Administration Team bei der ososoft

Wir sind das organisatorische Herzstück der ososoft und sorgen dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft. Während unsere Berater:innen und Entwickler:innen bei Kund:innen Höchstleistungen erbringen, kümmern wir uns um alle administrativen Prozesse. Du sorgst für reibungslose Abläufe von der Reiseplanung bis zur Unterstützung von Personalthemen. Dabei setzen wir auf moderne, digitale Prozesse und nutzen KI-Unterstützung für effizientes Arbeiten.

Mitarbeiter:in Backoffice & Administration (m/w/d)

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Das bieten wir

  • Abwechslungsreiche Aufgaben: Kein Tag ist wie der andere – Du arbeitest in verschiedenen Bereichen und entwickelst vielseitige Kompetenzen
  • Flexible Arbeitszeitgestaltung: Du kannst Deine Arbeitszeit innerhalb des Teilzeitmodells (24-30 Stunden) flexibel gestalten
  • Modernes Arbeitsumfeld: Arbeitsplatz in Würzburg mit hervorragender ÖPNV-Anbindung und modernster Ausstattung
  • Leistungsorientiertes Gehaltspaket: Inklusive betrieblicher Altersvorsorge und BU-Versicherung
  • Firmenfitness und Jobrad: Halte Dich fit mit unserem Firmenfitness-Angebot und E-Bike-Leasing
  • Familie im Fokus: Kita-/Kindergartenzuschuss und familiäres Arbeitsumfeld
    Gratis Getränke & Obst: Für Dein Wohlbefinden im Arbeitsalltag
  • Aus- & Weiterbildung: Kontinuierliche Entwicklungsmöglichkeiten in einem dynamischen Unternehmen

Das bringst du mit

  • Kaufmännische Ausbildung mit 2-3 Jahren Berufserfahrung in administrativen Bereichen
  • Organisationstalent: Du behältst auch bei vielen parallel laufenden Aufgaben den Überblick
  • Sichere MS Office 365 Kenntnisse: Du bewegst Dich souverän in Word, Excel, PowerPoint und Outlook
  • Grundlegende Buchhaltungskenntnisse von Vorteil: Für die Urlaubsvertretung bei Zahlungen und Rechnungsbearbeitung
  • Kommunikationsstärke: Du bist kontaktfreudig und gehst professionell mit internen und externen Ansprechpartnern um
  • Eigenständige Arbeitsweise: Du denkst mit, arbeitest selbstständig und übernimmst gerne Verantwortung
  • Zuverlässigkeit und Diskretion: Als wichtige Schnittstelle handelst Du vertrauensvoll mit sensiblen Informationen
  • Teamplayer-Mentalität: Du unterstützt gerne andere und packst auch mal außerhalb Deines Aufgabenbereichs mit an 
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Wir freuen uns auf deine Bewerbung.

Bewerbungsformular

Zur Bearbeitung Ihrer Anfrage werden wir Ihre Daten speichern und verarbeiten. Durch absenden erkenne ich die Datenschutzbelehrung einverstanden.*


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Deine Benefits
  • Leistungsorientiertes Gehalt

    Durch unser variables Vergütungsmodell kannst du dich bei entsprechender Leistung über großartige Boni freuen.

    Icon benefit gehalt
  • Karrieremöglichkeiten

    In den jährlichen 360° Bewertungen besprechen wir deine Entwicklung und stecken die Ziele ab, um den nächsten Karriereschritt zu gehen.

    Icon benefit karrierechancen
  • Firmenfitness

    Deine Gesundheit ist uns wichtig. Deshalb bekommst du bei uns einen Fitness WellPass.

    Icon benefit firmenfitness
  • Flexibilität & Work-Life-Balance

    Homeoffice und
    Teilzeitarbeit sind für uns selbstverständlich.

    Icon benefit work life balance
  • Kita-/Kindergartenzuschuss

    Wir beteiligen uns an den monatlichen aufkommenden Kindergarten- oder Kita-Kosten, um deinen Familienwunsch zu unterstützen.

    Icon benefit kindergartenzuschuss
  • Modernes Arbeitsumfeld

    Unsere bestens ausgestatteten Büros in Würzburg und München bieten ein professionelles Arbeitsumfeld.

    Icon benefit modernes arbeitsumfeld
  • BAV-Konzept + BU-Versicherung

    Im Rahmen der betrieblichen Altersvorsorge bezuschusst die ososoft 100 %! Du kannst außerdem eine BU zu vergünstigten Konditionen abschließen.

    Icon benefit bav koncept 1
  • Gratis Obst & Getränke

    Regelmäßige Lieferungen von Obst, Snacks, Wasser und Softgetränken sind bei uns selbstverständlich. Auch Kaffee oder Tee werden zur Verfügung gestellt.

    Icon benefit obstkorb
  • Events

    Gemeinsame Events sind uns sehr wichtig. Die bringen uns auch gerne mal nach Österreich zum Skifahren oder auf Mallorca zum Relaxen!

    Icon benefit events
  • Jobrad Option

    Bleibe fit mit deinem individuell gewählten Jobrad!

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  • Aus- & Weiterbildung

    Wir bieten ein umfangreiches, firmeninternes Ausbildungsprogramm für Berater:innen und Entwickler:innen.

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  • Flache Hierarchien

    Wir begegnen uns auf Augenhöhe und besprechen uns auf kurzem Wege.

    Icon benefit flache hierarchien
  • Workation & Sabbatical

    Arbeite vom Ausland aus oder nimmt dir eine verdiente Auszeit!

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  • Familiäres Umfeld

    Freu dich auf ein kollegiales und persönliches Miteinander.

    Icon benefit familieres umfeld

Das erwartet dich

  • Reisebearbeitung und -buchung: Du organisierst die Reisen unserer Berater:innen zu Kund:innen und sorgst für reibungslose Abläufe
  • Poolfahrzeugmanagement und Firmenleasing: Du behältst den Überblick über unseren Fuhrpark und koordinierst Leasingprozesse
  • Unterstützung im Personalbereich: Du hilfst bei der Verwaltung der Mitarbeiter-Benefits und administrativen HR-Aufgaben
  • Vertragsmanagement im Sales-Bereich: Du unterstützt bei der Verwaltung und Koordination von Kundenverträgen
  • Urlaubsvertretung Buchhaltung: Du springst bei Bedarf als Unterstützung bei Zahlungen und Rechnungsbearbeitung ein
  • Moderne Arbeitsumgebung: Du arbeitest mit aktuellen Tools und KI Unterstützung
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Unsere Grundsätze im Recruiting

Ehrlichkeit:
Wir sprechen offen darüber, was es heißt, im Backoffice arbeiten – mit allen Vor- und Nachteilen.

Geschwindigkeit:
Wir melden uns nach deiner Bewerbung so schnell wie möglich bei dir und begleiten dich durch den gesamten Prozess.

Transparenz:
Du darfst uns alles fragen und bekommst eine offene und ehrliche Antwort. Zusätzlich kannst Du Dir jederzeit ein Bild unserer Arbeit und Arbeitskultur live vor Ort machen.

Wann und wo kann ich meine Bewerbung einreichen?

Für unsere Jobs gibt es keine Bewerbungsfristen. Solange der Job angezeigt wird, kannst Du Dich schnell und bequem bewerben. Bewirb Dich am besten über unser Formular (Button „Jetzt Bewerben“) – dann landen die Unterlagen direkt auf unserem digitalen Schreibtisch!

Welche Unterlagen muss ich schicken?

Wir freuen uns über Deinen Lebenslauf. Alles andere (Anschreiben, Arbeitszeugnisse, Seminarbescheinigungen, Urkunden) ist freiwillig 😊.

Wie verläuft der Bewerbungsprozess?

Wenn wir der Meinung sind, dass es ein „Match“ sein könnte, stimmen wir per WhatsApp, telefonisch, per E-Mail oder Outlook einen Termin mit Dir ab – je nachdem, wie Du besser greifbar bist. Gut ist, wenn Du Deine Inbox checkst. Du erhältst final immer einen Outlook-Termin, den Du uns bitte bestätigst oder uns informierst, falls er nicht passt. Das erste Kennenlernen findet häufig – weil unkompliziert – per TEAMS statt.

Wie komme ich zu ososoft?

Viele Wege führen in unser tolles Office in der Beethovenstraße 5c in Würzburg 😊. Du kannst mit der Bahn kommen und in ca. 15 min vom Hauptbahnhof zu uns laufen. Per Straßenbahn erreichst Du uns mit der „Nr. 5“ Richtung Grombühl/Uniklinik, Ausstieg „Berliner Platz“. Wenn Du mit dem Auto kommst, kannst Du entweder an der Beethovenstraße parken (Achtung: in Richtung Berliner Ring teilweise kostenpflichtig), oder Du nimmst einen unserer ca. 20 beschilderten ososoft-Parkplätze.

Wie läuft das Kennenlerngespräch ab?

Wir möchten Dich als Mensch kennenlernen – daher wollen wir uns mit Dir austauschen. Dies tun wir ganz locker, indem wir über Deine bisherigen beruflichen Erfahrungen, Deine Wünsche und auch mal über private Themen sprechen. Assessments und Prüfungssituationen wirst Du bei uns nicht finden. Wenn Du möchtest, zeigen wir Dir unsere Räumlichkeiten in einer kleinen Office-Tour – beim Schlendern durch unsere Büros kannst Du Arbeitsplätze und Kollegen und damit einen Teil unserer Kultur kennenlernen.

Wie kann ich mich vorbereiten?

Bring Deine Fragen mit! Unser Gespräch ist vor allem dazu da, dass auch DU entscheiden kannst, ob wir gut zusammenpassen. Frag alles, was Du wissen möchtest – und wir tun das auch.

... und nach dem Gespräch?

… melden wir uns innerhalb von drei Werktagen bei Dir mit einer Zu- oder Absage. Im Falle einer Zusage sprechen wir das Angebot mit Dir durch und klären noch offene Fragen. Und dann kann es hoffentlich schon bald losgehen 😊!

Was kann ich an meinem ersten Arbeitstag erwarten?

Wir starten gemeinsam mit einem HR-Onboarding. Du bekommst Deine Arbeitsgeräte, eine Einweisung in die wichtigsten Programme und richtest dann gemeinsam mit Deiner Führungskraft Deinen Arbeitsplatz ein. In den ersten Tagen und Monaten begleitet Dich ein Pate/Mentor, damit Du gut im Unternehmen „ankommst“ – und wir suchen regelmäßig das Gespräch mit Dir, um zu erfahren, wie es „läuft“.

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Deine Ansprechpartnerin
Veronika Feser

Veronika Feser ist deine Begleiterin durch den gesamten Bewerbungsprozess bei ososoft. Als HR Business Partner steht sie dir bei allen Fragen rund um deine Bewerbung, den Auswahlprozess und das Arbeiten bei ososoft jederzeit gerne zur Seite.