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Werde das organisatorische Herz unseres Büros!

Du bist das organisatorische Herz unseres Büros, behältst auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick und sorgst dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung!

Teamassistenz (m/w/d)

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Das bieten wir

  • Abwechslungsreiche Aufgaben: Kein Tag ist wie der andere – du wirkst in verschiedenen Bereichen mit
  • Modernes Arbeitsumfeld: Toller Bürostandort mit hervorragender ÖPNV-Anbindung und moderner Ausstattung
  • Flexible Arbeitszeiten im Rahmen von 30–40 Stunden pro Woche
  • Leistungsorientiertes Gehaltspaket inkl. betrieblicher Altersvorsorge (100 % Zuschuss) und BU-Versicherung
  • Firmenfitness (Wellpass) & Jobrad-Option
  • Kita-/Kindergartenzuschuss für ein familienfreundliches Arbeitsumfeld
  • Gratis Getränke, Obst & Snacks für dein tägliches Wohlbefinden
  • Regelmäßige Team-Events und ein familiäres, kollegiales Miteinander
  • Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten

Das bringst du mit

  • Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
  • Du bist ein echtes Organisationstalent und liebst es, wenn alles seinen Platz hat
  • Du bist zuverlässig, arbeitest eigenständig und bist gerne täglich vor Ort präsent
  • Du bewegst dich sicher in MS Office 365 (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
  • Du gehst professionell und herzlich mit internen wie externen Ansprechpersonen um
  • Erste Erfahrungen in der Buchhaltung oder im Personalwesen sind ein Plus
  • Du denkst proaktiv mit und übernimmst gerne Verantwortung
  • Du kommunizierst schriftlich wie mündlich klar, freundlich und verbindlich
  • Du hast Freude am Umgang mit Menschen und repräsentierst das Unternehmen nach außen
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Wir freuen uns auf deine Bewerbung.

Bewerbungsformular

(erlaubte Formate: PDF, Bilder oder Videos)

 

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Deine Benefits
  • Leistungsorientiertes Gehalt

    Durch unser variables Vergütungsmodell kannst du dich bei entsprechender Leistung über großartige Boni freuen.

    Icon benefit gehalt
  • Karrieremöglichkeiten

    In den jährlichen 360° Bewertungen besprechen wir deine Entwicklung und stecken die Ziele ab, um den nächsten Karriereschritt zu gehen.

    Icon benefit karrierechancen
  • Firmenfitness

    Deine Gesundheit ist uns wichtig. Deshalb bekommst du bei uns einen Fitness WellPass.

    Icon benefit firmenfitness
  • Flexibilität & Work-Life-Balance

    Homeoffice und
    Teilzeitarbeit sind für uns selbstverständlich.

    Icon benefit work life balance
  • Kita-/Kindergartenzuschuss

    Wir beteiligen uns an den monatlichen aufkommenden Kindergarten- oder Kita-Kosten, um deinen Familienwunsch zu unterstützen.

    Icon benefit kindergartenzuschuss
  • Modernes Arbeitsumfeld

    Unsere bestens ausgestatteten Büros in Würzburg und München bieten ein professionelles Arbeitsumfeld.

    Icon benefit modernes arbeitsumfeld
  • BAV-Konzept + BU-Versicherung

    Im Rahmen der betrieblichen Altersvorsorge bezuschusst die ososoft 100 %! Du kannst außerdem eine BU zu vergünstigten Konditionen abschließen.

    Icon benefit bav koncept 1
  • Gratis Obst & Getränke

    Regelmäßige Lieferungen von Obst, Snacks, Wasser und Softgetränken sind bei uns selbstverständlich. Auch Kaffee oder Tee werden zur Verfügung gestellt.

    Icon benefit obstkorb
  • Events

    Gemeinsame Events sind uns sehr wichtig. Die bringen uns auch gerne mal nach Österreich zum Skifahren oder auf Mallorca zum Relaxen!

    Icon benefit events
  • Jobrad Option

    Bleibe fit mit deinem individuell gewählten Jobrad!

    Icon benefit jobrad
  • Aus- & Weiterbildung

    Wir bieten ein umfangreiches, firmeninternes Ausbildungsprogramm für Berater:innen und Entwickler:innen.

    Icon benefit ausbildung
  • Flache Hierarchien

    Wir begegnen uns auf Augenhöhe und besprechen uns auf kurzem Wege.

    Icon benefit flache hierarchien
  • Workation & Sabbatical

    Arbeite vom Ausland aus oder nimmt dir eine verdiente Auszeit!

    Icon benefit workation
  • Familiäres Umfeld

    Freu dich auf ein kollegiales und persönliches Miteinander.

    Icon benefit familieres umfeld

Das erwartet dich

  • Du bist die erste Anlaufstelle im Büro und stellst den reibungslosen Büroalltag sicher
  • Du betreust die Telefonzentrale, nimmst Anrufe entgegen und leitest sie kompetent weiter
  • Du übernimmst eigenständig die Postbearbeitung, Bürobedarfseinkäufe sowie Bestellungen von Verbrauchsmaterialien
  • Du organisierst Reisen unserer Mitarbeiter:innen zu Kund:innen und koordinierst Termine
  • Du behältst den Überblick über unseren Fuhrpark und koordinierst Leasingprozesse
  • Du unterstützt das Team bei administrativen HR-Aufgaben sowie der Verwaltung von Mitarbeiter-Benefits
  • Du arbeitest der Buchhaltung zu – z. B. bei der Rechnungsbearbeitung und Zahlungsläufen
  • Du unterstützt bei der Koordination von Kund:innenverträgen und administrativen Prozessen
  • Du arbeitest mit modernen Tools und KI-Unterstützung
  • Du empfängst Besucher:innen und Gäste herzlich und sorgst für einen professionellen ersten Eindruck
  • Du organisierst und koordinierst interne Meetings, Besprechungsräume und die dazugehörige Bewirtung
  • Du pflegst digitale und physische Ablagesysteme und sorgst für eine strukturierte Dokumentenverwaltung
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Unsere Grundsätze im Recruiting

Ehrlichkeit:
Wir sprechen offen darüber, was es heißt, im Backoffice zu arbeiten – mit allen Vor- und Nachteilen.

Geschwindigkeit:
Wir melden uns nach deiner Bewerbung so schnell wie möglich bei dir und begleiten dich durch den gesamten Prozess.

Transparenz:
Du darfst uns alles fragen und bekommst eine offene und ehrliche Antwort. Zusätzlich kannst Du Dir jederzeit ein Bild unserer Arbeit und Arbeitskultur live vor Ort machen.

Wann und wo kann ich meine Bewerbung einreichen?

Für unsere Jobs gibt es keine Bewerbungsfristen. Solange der Job angezeigt wird, kannst Du Dich schnell und bequem bewerben. Bewirb Dich am besten über unser Formular (Button „Jetzt Bewerben“) – dann landen die Unterlagen direkt auf unserem digitalen Schreibtisch!

Welche Unterlagen muss ich schicken?

Wir freuen uns über Deinen Lebenslauf. Alles andere (Anschreiben, Arbeitszeugnisse, Seminarbescheinigungen, Urkunden) ist freiwillig 😊.

Wie verläuft der Bewerbungsprozess?

Wenn wir der Meinung sind, dass es ein „Match“ sein könnte, stimmen wir per WhatsApp, telefonisch, per E-Mail oder Outlook einen Termin mit Dir ab – je nachdem, wie Du besser greifbar bist. Gut ist, wenn Du Deine Inbox checkst. Du erhältst final immer einen Outlook-Termin, den Du uns bitte bestätigst oder uns informierst, falls er nicht passt. Das erste Kennenlernen findet häufig – weil unkompliziert – per TEAMS statt.

Wie komme ich zu ososoft?

Viele Wege führen in unser tolles Office in der Beethovenstraße 5c in Würzburg 😊. Du kannst mit der Bahn kommen und in ca. 15 min vom Hauptbahnhof zu uns laufen. Per Straßenbahn erreichst Du uns mit der „Nr. 5“ Richtung Grombühl/Uniklinik, Ausstieg „Berliner Platz“. Wenn Du mit dem Auto kommst, kannst Du entweder an der Beethovenstraße parken (Achtung: in Richtung Berliner Ring teilweise kostenpflichtig), oder Du nimmst einen unserer ca. 20 beschilderten ososoft-Parkplätze.

Wie läuft das Kennenlerngespräch ab?

Wir möchten Dich als Mensch kennenlernen – daher wollen wir uns mit Dir austauschen. Dies tun wir ganz locker, indem wir über Deine bisherigen beruflichen Erfahrungen, Deine Wünsche und auch mal über private Themen sprechen. Assessments und Prüfungssituationen wirst Du bei uns nicht finden. Wenn Du möchtest, zeigen wir Dir unsere Räumlichkeiten in einer kleinen Office-Tour – beim Schlendern durch unsere Büros kannst Du Arbeitsplätze und Kollegen und damit einen Teil unserer Kultur kennenlernen.

Wie kann ich mich vorbereiten?

Bring Deine Fragen mit! Unser Gespräch ist vor allem dazu da, dass auch DU entscheiden kannst, ob wir gut zusammenpassen. Frag alles, was Du wissen möchtest – und wir tun das auch.

... und nach dem Gespräch?

… melden wir uns innerhalb von drei Werktagen bei Dir mit einer Zu- oder Absage. Im Falle einer Zusage sprechen wir das Angebot mit Dir durch und klären noch offene Fragen. Und dann kann es hoffentlich schon bald losgehen 😊!

Was kann ich an meinem ersten Arbeitstag erwarten?

Wir starten gemeinsam mit einem HR-Onboarding. Du bekommst Deine Arbeitsgeräte, eine Einweisung in die wichtigsten Programme und richtest dann gemeinsam mit Deiner Führungskraft Deinen Arbeitsplatz ein. In den ersten Tagen und Monaten begleitet Dich ein Pate/Mentor, damit Du gut im Unternehmen „ankommst“ – und wir suchen regelmäßig das Gespräch mit Dir, um zu erfahren, wie es „läuft“.

Deine Ansprechpartnerin
Veronika Feser

Veronika Feser ist deine Begleiterin durch den gesamten Bewerbungsprozess bei ososoft. Als HR Business Partner steht sie dir bei allen Fragen rund um deine Bewerbung, den Auswahlprozess und das Arbeiten bei ososoft jederzeit gerne zur Seite.